ক্লিনিকের ডাক্তার সেটেলমেন্ট অডিট চেকলিস্ট

ক্লিনিকের cash drawer-এর হিসাব ঠিক হলেও ডাক্তারের অংশ ভুল হতে পারে। ফ্রি follow-up, discount, mobile payment, refund, রোগীর বকেয়া এবং পুরোনো তারিখে rule বদল—সবই cash-only হিসাবকে ভেঙে দেয়।

ডাক্তার settlement audit-এর লক্ষ্য হলো পুনরাবৃত্তিযোগ্যতা: একই closed period, সক্রিয় rule ও supporting record দেখে অন্য authorized ব্যক্তি যেন একই payable amount-এ পৌঁছাতে পারেন।

দ্রুত উত্তর: settlement period freeze করুন, প্রতিটি service date-এ কোন rule version কার্যকর ছিল তা ধরুন, completed eligible activity-কে bill ও verified payment-এর সঙ্গে মেলান, প্রতিটি exclusion ও adjustment দেখান, আলাদা approval নিন এবং payment reference-সহ final statement সংরক্ষণ করুন।

ডাক্তার সেটেলমেন্ট স্টেটমেন্টে যে বিষয়গুলো প্রমাণ করতে হবে

প্রশ্ন	স্টেটমেন্টে প্রমাণ
কোন কাজ অন্তর্ভুক্ত?	Closed period, doctor, branch, eligible visit ও service type
কোন নিয়ম ব্যবহার হয়েছে?	Percentage বা fixed rule, calculation basis, effective date ও version
হিসাবের ভিত্তি কেন কমেছে?	Approved discount, refund, cancellation, free follow-up ও অন্যান্য exclusion
কোন টাকা এখনও বাকি?	Patient due বা unsettled channel amount, লিখিত basis অনুযায়ী treatment
Payable কীভাবে হয়েছে?	Gross base, exclusion, eligible base, doctor share, adjustment ও prior balance
কে অনুমোদন ও পেমেন্ট করেছেন?	Preparer, approver, সময়, payment method ও reference

হিসাবের আগে সেটেলমেন্ট rule সম্পূর্ণভাবে লিখুন

“ডাক্তার ৬০% পাবেন”—এটি সম্পূর্ণ rule নয়। Percentage কোন amount-এর ওপর এবং কখন থেকে কার্যকর হবে তা ক্লিনিককে লিখতে হবে।

প্রতিটি rule-এর calculation basis ঠিক করুন

• Completed-service basis: অনুমোদিত visit বা service শেষ হলে share eligible হবে, রোগী পুরো টাকা না দিলেও।
• Billing basis: নির্ধারিত discount ও reversal-এর পর final approved bill-এর ওপর share হবে।
• Collection basis: cash, card, bank বা mobile payment-এ টাকা পাওয়া যাচাই হওয়ার পর share eligible হবে।
• Fixed amount: প্রতিটি eligible visit, session বা service-এর জন্য চুক্তি অনুযায়ী নির্দিষ্ট টাকা দেওয়া হবে।
• Mixed rule: আলাদা service type-এ আলাদা basis থাকবে। একটি অস্পষ্ট percentage-এ সব যোগ না করে প্রতিটি line-এ তার rule দেখাতে হবে।

নতুন ও follow-up visit, complimentary care, discount, refund, consumable, tax বা withholding, home visit ও package কীভাবে ধরা হবে—চুক্তিতে সেটিও থাকা দরকার। এই লেখাটি commercial term ঠিক করে দিচ্ছে না; ক্লিনিকের অনুমোদিত term ধারাবাহিকভাবে record করার পদ্ধতি দেখাচ্ছে।

প্রতিটি rule-এর version রাখুন

Rule name, version, effective-from date, প্রয়োজনে end date এবং approver রাখুন। নতুন percentage কার্যকর হওয়ার আগের service-এ লাগাবেন না। পুরোনো সময়ের agreement সংশোধন করতে হলে history rewrite না করে approval ও affected period-সহ formal adjustment করুন।

ধাপে ধাপে doctor settlement reconciliation

১. Period ও cut-off freeze করুন

Start date, end date ও cut-off time লিখুন। প্রস্তুতি শুরু হলে late transaction controlled reopen অথবা পরের period-এর adjustment queue-তে যাবে। না হলে ডাক্তার statement দেখার মাঝেই payable amount বদলে যেতে পারে।

২. Eligible activity ledger তৈরি করুন

Cash total দিয়ে নয়, completed visit ও service দিয়ে শুরু করুন। প্রতিটি line-এ service date, branch, visit/service type, status, approved price এবং সেই তারিখের effective rule version রাখুন। Cancelled, draft ও duplicate record চিহ্নিত থাকবে; history থেকে delete করা হবে না।

৩. Billing event মিলিয়ে নিন

Eligible activity-কে invoice বা receipt-এর সঙ্গে match করুন। Approved discount, complimentary item, void ও credit note আলাদা দেখান। Discount দিয়ে original price অদৃশ্য করে দেবেন না, কারণ agreement অনুযায়ী সেটি settlement base কমিয়েছে কি না ডাক্তারকে বোঝাতে হবে।

৪. Payment source ধরে টাকা মিলান

Collection-based rule হলে cash, card, bank, mobile payment, due collection ও advance use আলাদা করুন। External transaction reference থাকলে রাখুন। Gateway-এ “sent” লেখা বা রোগীর screenshot ক্লিনিক account-এ verified settlement-এর সমান নয়।

৫. Refund ও reversal link করুন

Refund-এর সঙ্গে original charge ও আগের settlement treatment-এর link থাকবে। ডাক্তারের share আগেই paid হলে correction ভবিষ্যৎ statement-এ স্পষ্ট negative adjustment হতে পারে। Original line delete বা পরের visit-এর amount নীরবে কমাবেন না।

৬. Calculate, approve ও lock করুন

Eligible base, doctor share, clinic share, prior balance, approved adjustment ও net payable হিসাব করুন। Preparer line completeness দেখবেন; আলাদা authorized person exception review করে approve করবেন। Payment হলে method, amount, time ও reference লিখে statement lock করুন।

একটি worked settlement example

নিচের উদাহরণটি শুধু হিসাব বোঝানোর জন্য; এটি কোনো প্রস্তাবিত commercial rate নয়।

Item	Amount	Treatment
Period-এর completed consultation charge	৳১,২০,০০০	Starting activity total
Rule base কমায় এমন approved discount	−৳৫,০০০	কারণ ও approver-সহ
এই period-এর refunded consultation	−৳৩,০০০	Original receipt-এর সঙ্গে linked
Eligible settlement base	৳১,১২,০০০	৳১,২০,০০০ − ৳৫,০০০ − ৳৩,০০০
Active ৬০% example rule-এ doctor share	৳৬৭,২০০	৳১,১২,০০০ × ৬০%
আগের overpayment adjustment	−৳২,০০০	আগের approved statement-এর সঙ্গে linked
Net payable	৳৬৫,২০০	৳৬৭,২০০ − ৳২,০০০

Agreement collection-based হলে এবং ৳১,১২,০০০-এর কিছু অংশ রোগী এখনও না দিলে, আদায় না হওয়া অংশ collection হওয়া পর্যন্ত বর্তমান eligible base-এর বাইরে থাকবে। Completed-service-based হলে treatment আলাদা হতে পারে। পাঠককে অনুমান করতে না দিয়ে statement-এ কোন basis নেওয়া হয়েছে তা লিখুন।

Audit trail না হারিয়ে সাধারণ exception সামলান

Exception	নিরাপদ ব্যবস্থা
Free follow-up	নির্ধারিত visit type ও settlement treatment ব্যবহার করুন; fake cash payment নয়
Staff limit-এর বাইরের discount	Closing-এর আগে request, reason ও separate approval রাখুন
রোগী পরের মাসে টাকা দেন	Later receipt-কে original due-এর সঙ্গে link করে documented basis অনুযায়ী include করুন
Doctor payment-এর পর refund	কারণ ও approval-সহ linked negative adjustment তৈরি করুন
Doctor দুই branch-এ কাজ করেন	প্রতিটি line-এ branch রেখে branch subtotal এবং প্রয়োজনে consolidated total দিন
Package-এ কয়েকটি service	Approved package rule অনুযায়ী allocate করুন; closing-এর সময় আন্দাজ নয়
Duplicate বা wrong-patient receipt	Controlled entry দিয়ে reverse করে original ও correction দুইটিই রাখুন
মাসের মাঝখানে rule change	Effective rule version ধরে line ভাগ করুন

ব্যাখ্যাযোগ্য closing statement তৈরি করুন

একটি ভালো statement দেখতে প্রতিটি patient file খোলার দরকার হয় না। Cover section-এ doctor, period, branch scope, calculation basis, rule version ও status থাকবে। Financial summary-তে gross eligible activity, type ধরে exclusion, eligible base, doctor share, adjustment, prior balance ও net payable দেখান।

Authorized review-এর জন্য downloadable line-level appendix রাখুন, কিন্তু clinic finance system-এর বাইরে দেওয়া copy-তে patient information কমিয়ে দিন। Reconciliation-এর জন্য visit reference ও service date যথেষ্ট হতে পারে; diagnosis ও clinical note payout statement-এ থাকা উচিত নয়।

দায়িত্ব আলাদা ও approval control রাখুন

Staffing সম্ভব হলে যিনি statement প্রস্তুত করেন, তিনিই যেন একমাত্র approver, rule editor ও payment confirmer না হন। Rule maintenance, statement preparation, approval, reopen ও payment confirmation-এর জন্য role-based access ব্যবহার করুন।

ছোট ক্লিনিকে পুরো separation সম্ভব না হলে compensating control দিন: প্রতিটি exception-এ owner review, locked statement PDF, external payment evidence এবং user ও reason ধরে monthly adjustment comparison। Control এমন হবে যাতে risk কমে কিন্তু স্বাভাবিক কাজ বন্ধ না হয়।

সম্পর্কিত control হিসেবে daily cash closing ও reconciliation, discount ও refund approval এবং clinic role-based access দেখুন।

প্রতি মাসে যে সংখ্যা review করবেন

Measure	Definition	কেন দেখবেন
Unmatched eligible activity	Settlement treatment ছাড়া completed eligible line	বাদ পড়া বা duplicate কাজ খুঁজে দেয়
Rule exception rate	Manually overridden line ÷ settled line	Agreement বা configuration কোথায় অস্পষ্ট তা দেখায়
Post-close adjustment value	Approval-এর পর যোগ বা বাদ হওয়া value, reason ধরে	দুর্বল cut-off বা late correction pattern দেখায়
Settlement cycle time	Period end থেকে approved statement ও verified payment	Dispute না লুকিয়ে operational delay দেখায়
Unreconciled doctor balance	Payment evidence ছাড়া approved payable	প্রমাণ ছাড়াই “paid” mark হওয়া ঠেকায়

এগুলোকে বিচ্ছিন্ন target বানাবেন না। Correction লুকিয়ে team adjustment count কম দেখাতে পারে। Number-এর সঙ্গে underlying reason ও evidence দেখুন।

৩০ দিনের বাস্তবায়ন পরিকল্পনা

1. ১ম সপ্তাহ—লিখুন: বর্তমান doctor agreement, calculation basis, exception, rule owner ও missing effective date-এর তালিকা করুন।
2. ২য় সপ্তাহ—pilot: একজন doctor-এর একটি prior period activity ledger, invoice ledger ও payment source থেকে close করুন। পাশাপাশি manual check রাখুন।
3. ৩য় সপ্তাহ—মেলান: unmatched line, refund treatment, due ও rule conflict খুঁজুন। Controlled entry দিয়ে source data ঠিক করুন।
4. ৪র্থ সপ্তাহ—approve: statement format, access role, reopen procedure, payment evidence ও monthly exception review প্রকাশ করুন।

Live finance process বদলানোর আগে ChamberBD Clinic feature, clinic software buyer’s guide এবং বর্তমান pricing দেখুন। তারপর real কিন্তু access-controlled clinic record দিয়ে settlement test করুন।

Scope ও প্রকাশকের নোট

এই checklist clinic operation ও financial control-এর জন্য। এটি accounting, tax বা legal advice নয়। Doctor agreement, deduction ও reporting obligation ক্লিনিকের authorized professional adviser দিয়ে review করান।

বাস্তবায়ন চেকপয়েন্ট

পুরো ক্লিনিকে চালুর আগে একজন ডাক্তার ও একটি closed period নিয়ে pilot করুন।

দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি

একজন finance preparer এবং আলাদা clinic owner বা authorized manager-কে approver করুন।

যে প্রমাণ রাখতে হবে

Rule version, eligible visit ও service ledger, discount, refund, adjustment, statement approval এবং payment reference রাখুন।

ন্যূনতম রিভিউ নোট

Approval-এর আগে unmatched line মেলান এবং প্রতি মাসে post-close adjustment ও rule exception review করুন।

প্রায় জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

ডাক্তার সেটেলমেন্ট বিল নাকি আদায়ের ভিত্তিতে হবে?

সক্রিয় চুক্তিতে যে ভিত্তি লেখা আছে সেটিই ব্যবহার করুন। প্রতিটি নিয়ম completed service, final bill নাকি verified collection ব্যবহার করছে তা স্টেটমেন্টে স্পষ্ট লিখুন; অজান্তে একাধিক ভিত্তি মেশাবেন না।

রোগীর বকেয়া ডাক্তার সেটেলমেন্টে কীভাবে ধরবেন?

লিখিত নিয়ম অনুসরণ করুন। collection-based হলে আদায় না হওয়া অংশ সাধারণত pending থাকবে; service-based হলে সেই ব্যবস্থাটি আলাদা ও ধারাবাহিকভাবে দেখাতে হবে।

অনুমোদিত সেটেলমেন্ট কি পরে edit করা যাবে?

নীরবে overwrite করবেন না। পেমেন্টের আগে controlled reopen অথবা অনুমোদনের পরে linked adjustment ব্যবহার করুন এবং original statement, কারণ, requester ও approver সংরক্ষণ করুন।

ডাক্তারকে কোন প্রমাণ দেওয়া উচিত?

অপ্রয়োজনীয় রোগীর তথ্য বাদ দিয়ে period, rule version, eligible activity, exclusion, refund, adjustment, calculation, prior balance, payable amount ও payment reference দিন।